Western Union

Alberto, productintroductiemanager bij Western Union, was een diagram aan het maken in Microsoft Visio toen hij een e-mail ontving waarin werd aangekondigd dat dat programma niet langer beschikbaar zou zijn binnen het bedrijf. In plaats daarvan kregen medewerkers toegang tot Lucidchart. Geen discussie mogelijk. Alberto zat midden in het documenteren van belangrijke processen voor een wereldwijde productintroductie en raakte geïrriteerd. Hij wilde gewoon zijn diagram afmaken en had geen idee wat 'Lucidchart' was.

Hij bleef stug doorwerken in Visio totdat hij gek werd van de meldingen dat de licentie van het programma zou aflopen. Alberto besloot Lucidchart eens uit te proberen en ontdekte dat die irritante Visio-meldingen hem meer tijd kostten dan het leren werken met de nieuwe tool.

Overstappen op Lucidchart

Alberto zuchtte eens diep voordat hij zijn diagrammen ging maken, deze keer met Lucidchart. Hij verwachtte dat het een vervelende klus zou worden. Alberto was dan ook aangenaam verrast om te ontdekken dat hij zijn procesdiagrammen snel helemaal overnieuw kon maken, zelfs in minder tijd dan het hem oorspronkelijk had gekost. Hij was verbaasd over het gebruiksgemak van de nieuwe applicatie. En als hij niet wist hoe hij iets moest doen, hoefde hij alleen zijn vraag in te typen in het Lucidchart Hulpcentrum en dan kreeg hij direct stapsgewijze instructies en schermafbeeldingen te zien. Dankzij de intuïtieve interface en de uitgebreide hulpbronnen kon hij moeiteloos overstappen.

De introductie voorbereiden

Als productintroductiemanager is het Alberto's taak ervoor te zorgen dat alles wordt voorbereid voor de introductie van een product, dienst of strategisch project. Bij die introducties gaat het om zowel nieuwe producten als updates van bestaande. Dat varieert van het migreren van de huidige diensten van het bedrijf naar digitale platforms tot het aanpassen van een product om te voldoen aan de geldende regelgeving van elk land waarin ze actief zijn.

Alberto heeft geconstateerd dat een diagram tijdens de voorbereiding op een introductie kan helpen om alle betrokken partijen op een lijn te krijgen zodat iedereen zijn of haar deel doet. Hij gebruikt Lucidchart om procesdiagrammen te maken waarmee hij snel kan uitleggen wat er allemaal bij komt kijken. Alberto zegt:

"Deze applicatie is erg handig omdat we een proces moeten ontwerpen nog voordat we iets gaan doen."

Het is van groot belang om deze informatie duidelijk over te brengen omdat bij introducties vaak teams van over de hele wereld betrokken zijn. Zo kan Alberto bij een enkele introductie te maken hebben met een wereldwijde toeleveringsketen, implementatieteams in Costa Rica, bedrijfsactiviteiten in de Verenigde Staten en verkopers in verschillende regio's. Alberto gebruikt visuele informatie om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft en geïnformeerd wordt, ook al bevindt niet iedereen zich op dezelfde locatie. In dit geval vormen zwembanen en procesdiagramvormen een veel effectievere taal om te communiceren.

Over de hele wereld samenwerken

De samenwerkingsfuncties van Lucidchart zijn van onschatbare waarde gebleken voor deze mondiale coördinatie. Alberto zegt:

"Het is ontzettend handig dat je anderen kunt uitnodigen om mee te werken aan hetzelfde diagram. Je kunt vragen stellen over een specifiek onderdeel van een proces en iemand aanwijzen die direct binnen het product antwoord geeft. Daardoor kunnen we sneller onze problemen oplossen en onze diagrammen afmaken."

Alberto en zijn team gebruiken de commentaarfunctie om bepaalde delen van een diagram te bespreken zonder Lucidchart te hoeven verlaten.

"De samenwerkingsfunctionaliteit bespaart ons bedrijf heel veel tijd. Met Visio waren we constant diagrammen heen en weer aan het e-mailen. Je kunt gemakkelijk verdrinken in zo'n zee aan e-mails. Nu werken we veel efficiënter qua tijd en communicatie."

Een akkoord krijgen

Alberto kent het belang en de relevantie van een visueel beeld om snel een groots idee over te brengen. Daarom exporteert hij zijn voltooide diagram en e-mailt dat naar de directie om goedkeuring voor zijn introductieplannen te krijgen.

Alberto's werkstroom mag dan tijdelijk verstoord zijn door Lucidchart, uiteindelijk is die alleen maar steeds beter geworden door de diagramtool. Hij gaat bij elke introductie nog steeds door hetzelfde proces als vroeger met Visio, maar dan gemakkelijker, sneller, goedkoper en vooral in goede samenwerking. Lucidchart helpt Western Union bij het succesvol uitvoeren van productintroducties, diagram voor diagram.