Stellen Sie sich vor, anstatt zu versuchen, die verschiedenen Phasen eines Projektprozesses – beispielsweise bei einem Content Marketing Workflow– zu beschreiben, könnten Sie einfach ein Diagramm erstellen und freigeben. Editoren, Autoren und Designer können den gesamten Produktionsprozess und ihre spezifische Aufgabe innerhalb weniger Minuten verstehen, während wenig bis gar keinen Raum für Fehlinterpretationen bleibt.

Pro-Tipp: Versuchen Sie, Lucid mit Zight oder Loom zu integrieren, um die Leistungsfähigkeit der visuellen Kollaboration mit Videoaufnahmen zu kombinieren und die asynchrone Kollaboration zu meistern.

3. Teams verwenden zu viele Tools 

Teams verwenden heute viele verschiedene Tools in ihrem Arbeitsablauf – Projektmanagement-Software, Videokonferenz-Tools, E-Mail, Instant Messaging – und noch viele mehr. Obwohl jedes Tool für sich genommen wertvoll ist, hat die Verwendung zu vieler Tools unbeabsichtigte Folgen. 32 % der in der Lucid-Umfrage Befragten gaben an, dass die Verwendung von mehreren Anwendungen zu einer fehlenden Ausrichtung in Projektteams führt.

Je mehr Tools ein Team verwendet, desto mehr Zeit verbringt es damit, zwischen Tools zu wechseln, neue Schnittstellen kennenzulernen und Updates zu Projekten zu finden. 

Die Lösung: Standardisieren Sie den Tech-Stack Ihres Teams

Beginnen Sie damit, nach Möglichkeiten zu suchen, zu standardisieren, welche Tools Ihr Team wann verwendet. So können Sie beispielsweise beschließen, dass alle einfachen Updates in einem Slack-Kanal des Teams ausgetauscht werden, während kollaborativere Aktivitäten wie Brainstorming und Planung in Ihrer Software für visuelle Kollaboration stattfinden. Sie können Teamvereinbarungen darüber treffen, wie Sie zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen, damit es keine Unklarheiten gibt.

Nutzen Sie als Nächstes die Integrationen, die Ihre Tools bieten. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Kommunikation und den Informationsaustausch zu optimieren, damit Ihr Team nicht zwischen den Tools wechseln muss, um zu arbeiten.

Der rote Faden, der sich durch alle erfolgreichen Teams zieht – sei es eine Fußballmannschaft, eine Band oder ein Rettungsteam – ist, dass sie gut aufeinander abgestimmt sind. Jedes Teammitglied versteht den Plan und seine Rolle darin. Und weiß, dass es nur einer Person bedarf, die nicht gut abgestimmt ist, um ein ganzes Theaterstück, eine Show oder eine Mission zunichte zu machen. 

Das Gleiche gilt für Teams am Arbeitsplatz: Alle müssen aufeinander abgestimmt sein, damit ein Projekt seine Fristen einhalten und Ziele erreichen kann. Leider ist das viel leichter gesagt als getan. In einer kürzlich von Lucid in Auftrag gegebenen Umfrage gaben 41 % der Befragten, die sich Sorgen über Projektmängel machten, an, dass ihre Teams nicht aufeinander abgestimmt sind. 

Schlechte Projektübergaben, häufige Missverständnisse und Zeitverschwendung sind so alltäglich geworden, dass viele Teams Fehlausrichtungen als unvermeidlichen Nebeneffekt der heutigen komplexen Arbeitsumgebungen akzeptiert zu haben scheinen. 

Aber Teams müssen (und sollten) sich nicht mit dieser weniger als idealen Arbeitsweise zufriedengeben.

Um zu verstehen, wie Sie die Abstimmung im Team verbessern können, müssen Sie zunächst die Ursache Ihrer Probleme herausfinden. Glücklicherweise haben wir auf der Grundlage der Antworten in unserer jüngsten Umfrage einige der häufigsten Hindernisse für die Teamausrichtung aufgedeckt. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche auf Ihr Team zutreffen (und erhalten Sie Tipps zur Überwindung der einzelnen Hindernisse). 

Was ist Teamausrichtung und warum ist sie überhaupt wichtig?

Teamausrichtung ist, wenn jedes Mitglied eines Teams, ob funktional oder funktionsübergreifend, zu jeder Zeit die Ziele, Prioritäten und Pläne des Teams versteht.

Es ist wichtig zu beachten, dass Teamausrichtung nicht dasselbe ist wie Teamübereinstimmung. Tatsächlich gibt es in gut abgestimmten Teams oft Meinungsverschiedenheiten – das ist ein wesentlicher Bestandteil von Innovation. Der Unterschied besteht darin, dass abgestimmte Teams ihre abweichenden Meinungen effektiv kommunizieren, jede Stimme berücksichtigen und sich darauf einigen können, wie sie gemeinsam vorankommen. 

Vorteile der Teamausrichtung

Warum lohnt es sich, an einer Verbesserung der Teamausrichtung zu arbeiten? Wenn Teams gut aufeinander abgestimmt sind, kann man davon ausgehen, dass sie:

• Missverständnisse reduzieren: Eingespielte Teams haben selten das flaue Gefühl, etwas zu vermasseln, weil Teammitglieder ihre Rollen oder Ziele falsch verstehen. Diese Teams wissen, dass sie sich nicht nur auf ihr Gedächtnis verlassen können, und haben daher Mittel entwickelt, um Informationen so klar wie möglich zu kommunizieren und zu dokumentieren. 
• Termine konsequent einhalten: Wenn Teams gut aufeinander abgestimmt sind, kommt es kaum oder gar nicht zu Informationsverlusten zwischen den Teammitgliedern, während das Projekt die verschiedenen Phasen des Workflows durchläuft. Aufgrund ihrer Effizienz verpassen sie selten Deadlines. 
• Die Agilität steigern: Teams, die wissen, wie sie eine Ausrichtung nicht nur erreichen, sondern auch aufrechterhalten, können schnell auf Änderungen und Feedback reagieren. Sie sind geschickt darin, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen, sodass plötzliche Veränderungen diese Teams nicht völlig aus der Bahn werfen. 

Die größten Hindernisse für die Teamausrichtung (und wie man sie überwindet)

Teamausrichtung ist nicht etwas, das einige Teams haben und andere nicht. Alle Teams können ihre Ausrichtung verbessern, wenn sie die Hindernisse auf ihrem Weg bewusst identifizieren (und beseitigen). 

Das sind die größten Herausforderungen bei der Abstimmung, mit denen Teams heute konfrontiert sind:

1. Teams verbringen zu viel Zeit damit, sich auf den gleichen Stand zu bringen 

Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie damit verbracht haben, jemandem ein komplexes Projekt zu erklären, vielleicht per E-Mail, Instant Messaging oder sogar in einem Meeting – nur um es dann noch einmal zu erklären, wenn ein neues Teammitglied das Projekt übernimmt. Worte lassen einfach zu viel Raum für Fehlinterpretationen und Verwirrung, und mehr Worte zu verwenden, um Komplexitäten aufzuklären, ist einfach nicht effizient.

Überraschenderweise zeigt die Umfrage von Lucid, dass über einem Viertel (28 %) der Mitarbeitenden keine klare Möglichkeit zur Visualisierung des Projektstatus, der Teammitglieder oder anderer Projektdetails zur Verfügung steht. Ohne eine einfache Möglichkeit, Projektinformationen schnell zu verstehen, werden die Teams zweifellos zu viel Zeit damit verbringen, sich auf den gleichen Stand zu bringen.

Lösung: Verwenden Sie Visualisierungen, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen

Mithilfe von Visualisierungen können Teams eine gemeinsame Sprache entwickeln, die selbst die komplexesten Konzepte vereinfacht. Die Teilnehmer unserer Umfrage waren sich einig: 76 % gaben an, dass Visualisierungen sehr oder extrem wichtig sind, um ein gemeinsames Verständnis zu erreichen. Je schneller Teams diese Visualisierungen erstellen und teilen können, desto effizienter können sie sich abstimmen.

Pro-Tipp: Wenn das Erstellen eines Diagramms einschüchternd klingt, versuchen Sie, ein Diagramm automatisch in Lucidchart zu generieren, indem Sie eine Eingabeaufforderung Ihrer Wahl eingeben. 

2. Teams verlassen sich zu sehr auf Meetings, um sich abzustimmen 

Meetings als einzige Anlaufstelle für Projektaktualisierungen zu nutzen, ist nicht nur ineffizient und anstrengend, sondern hinterlässt auch große Wissenslücken für alle, die das Meeting verpasst haben. Und selbst für diejenigen, die an den Meetings teilnehmen konnten, kann sich zwischen den Meetings viel ändern, sodass die Teams häufig nicht aufeinander abgestimmt sind.

Tatsächlich zeigt unsere Umfrage, dass 28 % der Mitarbeitenden sich praktisch immer unsicher sind, was den Status eines Projekts betrifft. Ich bin sicher, wir sind uns alle einig, dass wir kein weiteres Meeting brauchen. Was können Teams also stattdessen tun?

Lösung: Nutzen Sie asynchrone Kanäle 

Asynchrone Kollaboration ist eine Fähigkeit und Praxis, ohne die abgestimmte Teams nicht leben können. Durch die asynchrone Kollaboration können Teams Meetings reduzieren und gleichzeitig kontinuierlich über Projekte informiert bleiben. 

Natürlich bedeutet asynchrones Arbeiten nicht, Meetings einfach abzusagen und auf das Beste zu hoffen. Es erfordert eine gezielte und strategische Unterstützung mit den richtigen Tools und Prozessen. Eines der wichtigsten Dinge, das Teams ohne Meetings verlieren könnten, ist der Kontext zu Zielen, Zeitplänen, Rollen und Prozessen. 

Damit die asynchrone Kollaboration funktioniert, sollten Sie sich darauf konzentrieren, diesen Kontext auf anderem Wege, zum Beispiel mit Bildern oder Videoaufnahmen, zu vermitteln. Mit einer Software zur visuellen Kollaboration wie Lucid können Teams Kommentare und Post its direkt auf dem Teil des Diagramms, des Zeitstrahls oder einer anderen visuellen Darstellung hinterlassen, zu dem sie eine Frage haben – Sie müssen nicht auf ein Meeting warten.

Pro-Tipp: Mit Lucidchart für die technische Diagrammerstellung und Lucidspark für virtuelles Whiteboarding auf einer gemeinsamen Plattform können Teams Lucid über den gesamten Projektablauf hinweg nutzen. Universal Canvas erleichtert den nahtlosen Wechsel zwischen Produkten, sodass Sie jedes speziell entwickelte Toolset nutzen können, sobald sie es brauchen.

4. Teams können keine relevanten Projektinformationen finden 

Das ist ein vertrautes Szenario: Sie erinnern sich an ein wichtiges Dokument, das in einem Meeting geteilt wurde, aber Sie können es nicht finden, wenn Sie es brauchen. Ehe Sie sich versehen, haben Sie den größten Teil einer Stunde damit verbracht, sich durch E-Mail-Threads zu wühlen oder verschiedene gemeinsame Laufwerke zu durchsuchen, nur um eine alte Version des benötigten Dokuments zu finden. 

Wenn Informationen über verschiedene Kanäle ausgetauscht werden – Slack, E-Mail, Meetings, Google Docs, Figma-Dateien oder andere – ist es schwer zu wissen, wo man die relevanten Projektressourcen findet. Tatsächlich gab ein Drittel der Teilnehmer der Lucid-Umfrage an, dass sie nicht wissen, wo sie Projektressourcen finden können. Diese Verwirrung ist nicht nur frustrierend, sondern auch ein erheblicher Zeitfresser. Die gute Nachricht? Das muss nicht sein.

Lösung: Schaffen Sie eine Single Source of Truth

Wenn Ihr Team bei der täglichen Arbeit mehr als ein paar Tools verwendet, könnten Sie von einer Single Source of Truth (SSOT) profitieren. Das Ziel Ihrer SSOT sollte es sein, alle Projektressourcen und die Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren, damit Ihr Team immer weiß, wo es die aktuellsten Informationen finden kann. 

Um die Abstimmung zu maximieren, sollte Ihre SSOT Teamrollen und Verantwortlichkeiten, Kontaktinformationen, Arbeitszeiten, Ihre Teammission, häufig verwendete Ressourcen oder Vorlagen und Projektzeitpläne enthalten.

Die Idee ist nicht unbedingt, Ihre vorhandenen Tools zu ersetzen, die einem bestimmten Zweck dienen, sondern sie zusammenzuführen. Zum Beispiel können Teams Lucid als SSOT verwenden, indem sie Links von anderen Orten – wie Figma, Microsoft, Google und mehr – in einen gemeinsamen Team Space einbetten

Pro-Tipp: In Lucid können Sie jetzt einen Team-Hub als zentralen Punkt erstellen, um die Arbeit zu koordinieren. Hier können Sie Ihren Team Space anheften und alle Teaminformationen und -ressourcen zentralisieren.

5. Teams haben keine Klarheit über Prioritäten 

Es gibt nichts Schlimmeres als kollaborative Meetings oder Workshops, die nicht mit klaren nächsten Schritten enden – aber viel zu viele tun es. Laut unserer Umfrage geben 29 % der Arbeitnehmer an, dass ihnen nach einem Brainstorming oder Projektstart oft ein klares Verständnis für die nächsten Schritte fehlt.

Wenn Teams sich nicht über ihre Rollen und Zeitpläne im Klaren sind, können sie Fristen verpassen, Arbeit doppelt erledigen oder weitere Meetings benötigen, um zu klären, was von vornherein hätte klar sein sollen.

Lösung: Dokumentieren Sie Entscheidungen

Wann immer in einem Meeting eine Entscheidung getroffen wird, sollten Sie diese an einem gemeinsam genutzten Ort, wie Ihrem SSOT, festhalten. Um diese Dokumentation auf natürliche Weise zu erstellen, können Sie die Digital-First-Kollaboration nutzen, d. h. Sie können digitale Mittel als Hintergrund für alle gemeinsamen Aktivitäten verwenden. 

Wenn ein Team beispielsweise während eines Meetings zum Brainstormen eine Software zur visuellen Kollaboration verwendet, werden alle Ideen an einem gemeinsamen Ort aufgezeichnet. Während oder nach dem Meeting können diese Ideen am selben virtuellen Ort geordnet und priorisiert werden. 

Auf diese Weise kann das gesamte Team (auch Mitglieder, die nicht an der Entscheidung beteiligt waren) auf das freigegebene Dokument zugreifen und die nächsten Schritte schnell verstehen.

Pro-Tipp: Mit Lucid können Sie Visual Activity nutzen, um die Eingaben aller Teammitglieder zu erfassen. Anschließend können Sie über eine KI-Integration mit Slack Boards in den Tools zusammenfassen, die Ihr Team am häufigsten verwendet. 

Verbessern Sie die Teamausrichtung mit Lucid

Die Visuelle Kollaborationssuite von Lucid wurde speziell mit Funktionen entwickelt, um die Teamausrichtung in jeder Phase des Workflows zu verbessern – von der Idee bis zur Realität. Tatsächlich geben 83 % der Nutzenden an, dass Lucid die Abstimmung zwischen ihren hybriden Teams verbessert (laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter Lucid-Nutzenden).

Mit Lucid können Teams:

• Kollaborieren, Probleme lösen und Entscheidungen gemeinsam in einem gemeinsamen Arbeitsbereich treffen.
• Die intelligenten Funktionen von Lucid nutzen, um Visualisierungen schneller als je zuvor zu erstellen und zu interpretieren.
• Einen Team-Hub erstellen, um alle wichtigen Projektressourcen und die Kommunikation zu zentralisieren.