La lourdeur des réunions affecte durement les entreprises. Le passage au télétravail a supprimé la collaboration informelle et les échanges autour de la machine à café auxquels tant d’employés étaient habitués, ce qui a entraîné une multiplication des réunions. Depuis 2020, leur nombre a augmenté de 13,5 %, et 70 % d’entre elles sont un frein à la concentration et à l’accomplissement des tâches quotidiennes.

Les organisations savent que cette nouvelle culture de réunion épuise leurs employés, sape leur créativité et leur fait perdre un temps précieux. Elles ont besoin d’une nouvelle approche pour préserver leurs cohésion de groupe, l’implication et l’innovation de leurs équipes. Mais laquelle ?

Certaines ont décidé d’arrêter toutes les réunions, ou du moins une grande partie d’entre elles. Cette stratégie peut être efficace, mais seulement si vous avez veillé à mettre en place de nouveaux moyens pour que vos employés puissent partager leurs informations, gérer leurs projets et travailler ensemble. Si une session de planification se transforme en un fil d’e-mails illisible avec plus de 20 réponses (et trois versions différentes d’une feuille de calcul en pièce jointe), avez-vous vraiment renforcé la productivité ou l’implication ? Vous avez peut-être résolu le problème du « trop grand nombre de réunions », mais vous avez créé toute une série de problèmes au passage.

Ne vous découragez pas pour autant ! Il est tout à fait possible de collaborer sans réunions. En effet, cette forme de collaboration, qualifiée d’asynchrone, peut s’avérer bien plus efficace qu’une interminable succession de réunions si elle est abordée de manière stratégique, c’est-à-dire avec la bonne combinaison de techniques et d’outils.

Grâce aux conseils des entreprises leaders en matière de collaboration asynchrone - Loom, Asana, CloudApp et notre propre équipe chez Lucid - ce guide vous permettra de découvrir des stratégies éprouvées pour stimuler la productivité, l’engagement et l’innovation.

Qu’est-ce que la collaboration asynchrone ?

La collaboration asynchrone est une forme de collaboration non programmée dans laquelle les participants contribuent à des moments différents, et non en temps réel. Contrairement à la collaboration synchrone, qui exige que chacun soit présent à un moment précis pour intervenir, elle permet aux participants de laisser des messages, de partager des idées ou de formuler des commentaires au moment qui leur convient le mieux.

Vous connaissez sans doute déjà certaines formes de communication asynchrone, comme l’envoi d’e-mails ou la rédaction de commentaires dans un document partagé. La collaboration asynchrone permet aux participants d’apporter leur contribution en fonction de leur emploi du temps, ce qui peut réduire considérablement le nombre de réunions auxquelles les employés doivent assister.

Avantages de la collaboration asynchrone

Le travail asynchrone réduit la lourdeur des réunions, mais ses avantages ne s’arrêtent pas là. En effet, ce type de communication peut être le catalyseur nécessaire pour permettre aux organisations d’optimiser leur fonctionnement et, en fin de compte, d’améliorer leurs résultats. Voici quelques avantages de la collaboration asynchrone, étayés par des données :

Elle dope l’efficacité : le récent Anatomy of Work Index d’Asana a révélé que les employés consacrent 58 % de leur temps au « travail sur le travail » et 129 heures à des réunions inutiles chaque année. La collaboration asynchrone est un moyen de récupérer ce temps précieux.

« En permettant aux employés de consulter les actions et les messages, et d’y répondre quand ils le souhaitent, vous leur donnez la flexibilité et l’espace nécessaires pour se concentrer sur des tâches essentielles et à fort impact. » —Billy Blau, responsable du développement métier chez Asana 

Elle convient à tous les styles de collaboration : les études menées par Lucid montrent que 56 % des employés estiment que les participants les plus énergiques et les plus actifs dominent les réunions. La collaboration asynchrone permet d’uniformiser les règles du jeu.

« Avec le travail asynchrone, les personnes qui ont besoin de réfléchir longuement, de planifier et d’organiser leurs pensées avant une échéance peuvent le faire au moment où ils sont le plus efficaces. » —Scott Smith, PDG de CloudApp

Elle connecte les équipes dispersées : la demande des employés pour des conditions de travail flexibles n’a jamais été aussi forte. 65 % d’entre eux préféreraient un environnement exclusivement en télétravail et 32 % un environnement hybride. Mais il n’est pas toujours facile de susciter une collaboration efficace entre des effectifs dispersés. Grâce à la collaboration asynchrone, les équipes peuvent travailler ensemble où et quand elles le souhaitent, sans perte de productivité.

« Les travailleurs d’aujourd’hui attendent de la flexibilité, que ce soit en matière de situation géographique, d’horaires ou de télétravail. La collaboration asynchrone répond à ces attentes, en permettant aux équipes de faire avancer les projets de la manière qui convient le mieux à leur emploi du temps. » —Dan Lawyer, directeur produit chez Lucid

Elle renforce l’innovation : en éliminant les barrières géographiques et temporelles, la collaboration asynchrone permet aux organisations de recueillir des contributions plus variées et, par conséquent, d’accélérer l’innovation. Une étude du Boston Consulting Group a ainsi révélé que les organisations dont la diversité est supérieure à la moyenne réalisent 45 % de leur chiffre d’affaires grâce à l’innovation.

Elle favorise la transparence : les organisations réservent trop souvent les explications importantes aux réunions synchrones. Les personnes qui n’y assistent pas, parce qu’elles ne travaillent pas encore sur ce projet ou parce qu’elles ne sont pas disponibles à ce moment-là, n’y ont alors pas accès.

« Les réunions génèrent souvent des lacunes dans les connaissances des uns et des autres, et vous obligent à avoir des conversations en double pour mettre tout le monde au courant. La communication asynchrone permet à l’entreprise de capturer ces connaissances dans un format documenté et facilement évolutif. » —Anique Drumright, directrice de l’exploitation chez Loom

Elle améliore la satisfaction au travail : lorsque l’emploi du temps d’un employé n’est pas dicté par des réunions, il a plus de contrôle sur la répartition de ses heures de travail. Or, les études révèlent que les salariés sont plus heureux lorsqu’ils sentent qu’ils ont la confiance de leur entreprise et qu’ils disposent d’une certaine autonomie. Selon le Harvard Business Review, une réduction de 40 % des réunions rend non seulement les employés plus productifs, mais augment également leur satisfaction de 52 %.

Comment décider entre collaboration asynchrone ou synchrone

La collaboration asynchrone permet de gagner du temps et de renforcer la motivation, mais elle ne saurait remplacer tous les échanges en temps réel. Alors, comment déterminer les activités qui nécessitent une réunion et celles qu’il est préférable de réaliser de manière asynchrone ?

En règle générale, la communication asynchrone doit être votre forme de communication par défaut. En d’autres termes, si vous pouvez atteindre le résultat souhaité sans réunion, il convient de ne pas en organiser (ou de l’annuler).

Ceci étant dit, voici quelques critères pour vous aider à décider si le résultat que vous recherchez nécessite une collaboration en direct.

Critères pour une communication asynchrone

Posez-vous les questions suivantes pour déterminer s’il est préférable d’organiser ou non une réunion :

• Quel est le degré d’urgence ? La collaboration asynchrone peut entraîner une certaine latence, en particulier lorsque les équipes s’adaptent à cette nouvelle méthode de travail. Par conséquent, si vous avez besoin de traiter un problème au plus vite, il vous faudra peut-être recourir à un appel rapide.
• S’agit-il d’un sujet sensible ou controversé ? Il est préférable que les conversations susceptibles de provoquer des réactions vives se déroulent en temps réel. La collaboration synchrone permet aux participants de déchiffrer le langage corporel, de poser des questions et d’éviter les malentendus qui pourraient survenir dans le cas d’une conversation par texte.
• Cherchez-vous à renforcer les liens au sein de votre équipe ? Cela peut paraître évident, mais les activités de team-building sont plus efficaces lorsque les membres de l’équipe peuvent parler, rire et se rencontrer face à face.
• L’idée est-elle nouvelle ou complexe ? Si vous démarrez un projet complètement nouveau ou différent de tout ce que votre équipe a fait auparavant, il est probable qu’elle aura beaucoup de questions à poser. Si vous prévoyez des échanges importants, vous pouvez opter pour un lancement du projet en temps réel. Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser un format qui vous aidera à passer facilement à un travail asynchrone après cette réunion initiale, par exemple en documentant visuellement les idées, les commentaires et les plans de projet.

Utilisez les valeurs et la mission de votre organisation pour créer un cadre personnalisé afin d’aider vos employés à décider si une réunion est nécessaire. « Par exemple, chez Loom, nous considérons que les canaux asynchrones conviennent mieux aux explications et aux présentations », explique Mme Drumright. « La prise de décision en groupe et l’établissement de priorités sont en revanche plus adaptés à une conversation synchrone. »

Quelles sont les activités de collaboration qu’il est préférable d’effectuer de manière asynchrone ?

Vous avez besoin d’inspiration pour des activités de collaboration qui peuvent être approchées de manière asynchrone ? En voici quelques-unes qui, avec les bons outils et les bonnes pratiques, peuvent facilement être réalisées sans réunion :

Lancer des ateliers d’idéation 

Pensez aux séances de brainstorming en direct auxquelles vous participez. La plupart d’entre elles commencent probablement par quelques minutes pendant lesquelles les intervenants notent leurs idées avant que le groupe ne se réunisse pour en discuter. Étant donné que ce brainstorming initial est réalisé de manière isolée, vous pouvez économiser du temps de réunion inutile en permettant aux membres de l’équipe de réfléchir et de réagir aux idées des autres en différé. Ensuite, réunissez tous les participants pour discuter des idées en direct.

En commençant une activité d’idéation de manière asynchrone, la plupart des membres de l’équipe seront mieux préparés à contribuer aux discussions, en particulier ceux qui ont besoin de plus de temps pour réfléchir à leurs idées.
 

Expliquer ou assigner des tâches

À moins que vous anticipiez un grand nombre de questions ou un besoin d’échanges en direct, vous pouvez souvent expliquer un projet de manière asynchrone à l’aide d’une documentation visuelle ou en enregistrant une courte vidéo par le biais d’une plateforme comme Loom ou CloudApp. La personne concernée peut consulter votre vidéo d’explication au moment qui lui convient le mieux et, si le projet est confié à un autre collaborateur, vous ne perdrez pas de temps à réexpliquer les mêmes informations. 
 

Communiquer l’état d’avancement

La plupart des informations sur l’état d’avancement d’un projet peuvent être communiquées de manière asynchrone, notamment les bilans rapides. Ce type de réunions est souvent tellement ancré dans nos habitudes hebdomadaires que nous oublions de remettre en question leur efficacité ou leur utilité.

Grâce à des outils qui vous permettent de visualiser vos tâches et d’identifier vos collègues, vous pouvez présenter l’état d’avancement, mettre en lumière les obstacles et coordonner vos efforts avec un nombre réduit de réunions. Essayez un modèle de tableau Kanban ou de tableau Scrum pour suivre la progression de vos projets de manière collaborative.  

Recueillir des commentaires 

Il peut être tentant d’organiser une réunion pour recueillir des commentaires sur une idée ou un projet, mais vous obtiendrez des résultats plus pertinents et contextualisés si vous procédez de manière asynchrone.

Rappelez-vous que la collaboration asynchrone doit faire partie d’une stratégie de collaboration plus étendue et à forte valeur ajoutée. L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer le plus grand nombre de réunions possible, mais de renforcer au maximum votre efficacité afin d’atteindre vos objectifs. Avec les bons outils et les bonnes tactiques, vous serez en mesure de passer d’une conversation en temps réel à un travail asynchrone sans accroc.

« La plupart du temps, les réunions sont superflues. Mais cela ne signifie pas que leur contenu n’est pas important. Cela ne veut pas dire que le partage d’idées n’est pas important. Cela signifie simplement qu’il y a de meilleurs moyens de procéder. » —Jarom Chung, directeur produit chez Lucid

Les bonnes pratiques pour une collaboration asynchrone

Pour de nombreuses organisations, la collaboration asynchrone représente un changement majeur par rapport aux méthodes de travail classiques. Un tel changement nécessite de développer les compétences, de renforcer la culture, de gérer le changement et, bien sûr, de faire preuve de patience. Pour assurer la réussite de la collaboration asynchrone dans votre organisation, gardez ces conseils à l’esprit.

Redéfinir ce qu'est la productivité

Si vous ne rencontrez pas régulièrement vos collaborateurs au bureau ou lors d’appels vidéo, il est normal que vous vous inquiétiez de la productivité de votre équipe. Mais ne confondez pas présence et productivité. Au lieu de vous baser sur les heures travaillées ou les réunions organisées pour évaluer la productivité, fixez des objectifs en équipe et mesurez les progrès accomplis. Vous établirez ainsi un climat de confiance avec votre équipe, ce qui leur permettra de donner le meilleur d’eux-mêmes.

« Mon équipe a des objectifs très précis à atteindre et la manière d’y parvenir n’a pas d’importance, du moment que nous y arrivons », explique M. Lawyer. « Définissez ensemble les résultats que vous attendez, et laissez l’équipe déterminer de manière autonome la meilleure façon de les atteindre. »

Conseil : pour vous assurer que les rôles et les responsabilités sont clairs, essayez de créer des plans de projet et des frises chronologiques dans Lucidspark. Vous pouvez les transférer automatiquement vers des systèmes de gestion de projet populaires, comme Asana, Jira ou monday.com, pour que l’ensemble de l’équipe reste en phase. 

Passer au format visuel

Pourquoi organisons-nous souvent des réunions ? C’est généralement parce qu’il serait trop compliqué ou trop long de rédiger le contexte nécessaire par e-mail ou par chat. « La communication par texte est limitée par sa nature linéaire », explique M. Chung. « Cela signifie qu’il est pratiquement impossible de connecter des idées et de localiser des informations importantes dans de longs fils de discussion. »

Mais il existe un moyen plus efficace d’ajouter du contexte, de se mettre d’accord et communiquer des idées rapidement : les supports visuels. Les participants comprennent plus rapidement les informations et les retiennent mieux lorsqu’elles sont présentées visuellement.

Qu’il s’agisse de réunir des idées dans un logigramme, de désigner des collaborateurs pour examiner différentes parties d’un diagramme ou d’ajouter des informations sur un projet à l’aide de post-its, d’étiquettes ou de liens, la collaboration visuelle donne à chaque membre de l’équipe le contexte dont il a besoin pour prendre des décisions et faire avancer les projets.

Documenter au fur et à mesure

La documentation est nécessaire pour éviter d'avoir des connaissances incomplètes, pour partager les informations importantes et maintenir la cohésion entre les membres de votre équipe, qu’ils aient ou non participé à la réunion.

Avant de grimacer à l’idée d’une documentation pénible et chronophage à rédiger, voici quelques pistes de réflexion : la documentation peut en réalité être un dérivé naturel de la collaboration. En d’autres termes, elle peut être réalisée pratiquement sans effort. Comment ? En utilisant la même plateforme de collaboration pour toutes vos sessions d’idéation, de hiérarchisation, de prise de décision, de gestion de projet et autres, vous produirez automatiquement une documentation qui accélérera votre capacité d’innovation.

En centralisant toutes vos idées, le contexte de votre projet et les avis, vous pouvez facilement répondre aux questions et résoudre les problèmes sans prendre de temps sur l’agenda de qui que ce soit.

Uniformiser les normes de communication au sein de votre équipe

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe partagent la même vision de la collaboration asynchrone, prenez le temps d’élaborer une charte qui détaille les attentes et les bonnes pratiques en matière de communication. Veillez à ce que ce document soit élaboré en concertation avec toutes les parties prenantes, afin que chacun ait la possibilité d’apporter sa contribution et de se sentir impliqué. Un exemple de charte d’équipe pour le travail asynchrone peut inclure :

• Heures de travail, lieu et fuseau horaire de chaque membre de l’équipe
• Outils à utiliser pour différents types de collaboration (par exemple, Slack pour les bilans quotidiens, Lucid pour le partage des connaissances, etc.)
• Accords de communication pour différents niveaux d’urgence (p. ex., délais de réponse, comment indiquer la conformité, etc.)
• Liens vers des ressources d’équipe ou des bases de connaissances communes 

Une charte d’équipe permet non seulement de fixer les attentes de votre équipe actuelle, mais aussi de mettre rapidement à niveau les nouveaux membres qui vous rejoignent.

Vérifier l’intérêt des réunions récurrentes 

De nombreuses réunions récurrentes, même si elles ont été utiles à un moment donné, peuvent rapidement devenir des pertes de temps importantes et perturber la concentration et la productivité.

« De nombreux employés ont l’impression que les responsables attendent d’eux qu’ils assistent à toutes ces conversations en temps réel », précise M. Lawyer. « En réalité, il s’agit simplement de rituels que personne n’a pris la peine de remettre en question. »

Abordez la transition vers la collaboration asynchrone de manière empirique. Vous pouvez par exemple choisir de supprimer une réunion récurrente et d’essayer de la remplacer par un format asynchrone. Vous découvrirez peut-être qu’il est possible de réduire sa fréquence à une fois par trimestre au lieu d’une fois par mois ou par semaine, voire de l’éliminer totalement.

Montrer l’exemple

La plupart des changements organisationnels à grande échelle nécessitent un soutien total de la part des dirigeants pour être couronnés de succès. Si vous êtes chargé de mener la transition vers la collaboration asynchrone, rappelez-vous qu’il ne suffit pas de documenter ses modalités, il vous faut également adopter le même comportement. Par exemple, si vous voulez éviter la tendance à être « opérationnel 24 h/24 » qui accompagne souvent le travail flexible, montrez l’exemple en cessant d’envoyer des messages en dehors des heures de travail et en vous y tenant. Si vous affichez une attitude rigoureuse à cet égard, le reste de l’équipe suivra.

« Le plus souvent, il existe au sein d’une organisation des partisans du changement », rapporte M. Smith. « Ils veulent améliorer une dynamique existante, mais sans le soutien de la direction ou des cadres, ces porteurs de changement peuvent se sentir frustrés et avoir le sentiment que leurs efforts ne sont pas pris en compte. »

Comment créer une pile technologique de collaboration asynchrone

Pour fonctionner, le travail asynchrone nécessite des outils appropriés, et nous ne parlons pas seulement des e-mails. Pour partager correctement des informations et faire avancer vos projets, choisissez des solutions qui vous permettront d’ajouter du contexte, de clarifier vos idées et de gagner du temps.

Lorsque vous sélectionnez des produits pour votre collaboration asynchrone, voici les éléments à privilégier pour assurer la continuité, la collaboration et la coordination.

Plateformes de chat et de messagerie

De nombreuses équipes reposent sur des outils de messagerie, tels que Slack ou Microsoft Teams, pour leur communication asynchrone de base. Ces logiciels vous permettent d’échanger avec vos collaborateurs, de partager des informations, de poser des questions et d’y répondre au moment qui vous convient le mieux.

Ils proposent de créer des groupes ou des canaux regroupant les personnes avec lesquelles vous communiquez fréquemment, ce qui permet de vous coordonner sur les sujets faciles à expliquer. Toutefois, si vous remarquez que vos messages deviennent trop longs ou difficiles à suivre, il est plus judicieux d’utiliser un autre outil asynchrone.

Outils d’enregistrement vidéo

Les enregistrements vidéo sont un excellent moyen d’ajouter du contexte aux projets sans organiser de réunion. Avec des outils comme Loom ou CloudApp, vous pouvez envoyer des explications préenregistrées sur le projet, des rapports sur l’état d’avancement ou des partages d’écran pour que vos collaborateurs puissent les consulter à leur convenance.

Dans une enquête menée par Loom auprès d’employés de bureau aux États-Unis et au Royaume-Uni, près d’un tiers des répondants (32 %) ont déclaré que la majorité des réunions de travail virtuelles pourraient être remplacées par des vidéos asynchrones.

Les enregistrements vidéo sont non seulement un excellent moyen de gagner en efficacité, mais selon Jana Lass, vice-présidente du marketing chez CloudApp, ils peuvent également renforcer les liens : « Cela vous permet de voir un visage humain et rend les échanges plus personnels et plus compréhensibles, tout en étant accessibles au moment idéal pour chacun et en évitant les nombreuses distractions liées aux environnements de travail sur site. »

Systèmes de gestion de projet et de tâches

Les outils de gestion de projet et de tâches, tels que Jira, Asana ou Smartsheet, revêtent une importance particulière dans le cadre du travail asynchrone, car ils permettent aux équipes de suivre l’avancement, d’assigner des tâches et de gérer les échéances en faisant l’impasse sur les réunions.

« L’un des avantages d’Asana est que toutes les communications sont directement rattachées aux tâches, ce qui permet de savoir rapidement qui fait quoi et à quel moment », explique M. Blau.

Outils de stockage de documents et de gestion des connaissances dans le cloud

Vous pouvez permettre à votre équipe d’obtenir des informations à jour en utilisant des outils de stockage de fichiers tels que Google Drive et Microsoft OneDrive ou des applications de partage de connaissances telles que Confluence et Notion. Ces plateformes basées sur le cloud permettent aux membres de l’équipe du monde entier d’accéder aux fichiers dont ils ont besoin au moment opportun.

Plateformes de collaboration visuelle

Pour aider réellement les membres de votre équipe à rester en phase, informés et impliqués sans organiser de réunions, vous avez besoin d’une plateforme de collaboration visuelle. Ce type d’outil permet aux équipes de parvenir plus rapidement à une compréhension commune et de dégager des idées plus pertinentes que si elles s’en remettaient uniquement à la communication verbale ou textuelle. Les équipes peuvent utiliser une plateforme de collaboration visuelle pour organiser tout type d’activité de manière asynchrone, du brainstorming à la conception d’architectures, en passant par la préparation de nouveaux produits.

Le plus intéressant ? En centralisant l’ensemble du contexte, la plateforme de collaboration visuelle sert de schéma directeur pour l’organisation, ce qui permet aux équipes de passer facilement d’une réunion à l’autre et d’une tâche asynchrone à l’autre sans perdre leur élan.

Il est important de préciser que les plateformes de collaboration visuelle ne se valent pas toutes. Orientez-vous vers des solutions qui s’intègrent harmonieusement à votre flux de travail, qui exploitent vos données existantes et qui automatisent la création de visuels.

Quels que soient les outils que vous décidez d’inclure dans votre pile technologique asynchrone, il est important qu’ils s’intègrent efficacement les uns aux autres. Dans le cas contraire, vous risquez de vous retrouver avec des informations cloisonnées et de rendre la collaboration asynchrone plus complexe, au lieu de la simplifier.

Mettez en place une collaboration asynchrone dans votre organisation

La collaboration asynchrone peut être un moyen incroyablement puissant de lutter contre la lourdeur des réunions tout en renforçant l’efficacité, l’implication et l’innovation au sein de votre organisation. La clé est d’adopter une démarche active et de ne pas se contenter de supprimer les réunions en espérant que tout se passera bien. Avec la bonne combinaison d’outils et de techniques, vous pouvez mettre en place une collaboration continue, du temps réel à l’asynchrone, de l’idée à sa concrétisation.

Les grandes entreprises se tournent vers la suite de collaboration visuelle de Lucid pour améliorer leurs collaborations, leurs coordinations et la clarté autour de leurs projets. En associant la création intelligente de diagrammes Lucidchart et le tableau blanc virtuel polyvalent de Lucidspark, les équipes peuvent collaborer efficacement tout au long du cycle de vie de leurs projets.

En effet, nos utilisateurs économisent en moyenne 2,2 réunions par semaine en collaborant de manière asynchrone avec Lucid. Et avec une équipe dédiée d’experts en services professionnels intervenant en tant que partenaires stratégiques pour accélérer votre retour sur investissement, vous constaterez facilement des gains d’efficacité dès le premier jour.