EVBox

EVBox bestämde sig för att påbörja ett nytt projekt för att djupare undersöka företagets kundreseflöden var deras högsta prioritet att processen skulle genomsyras av samarbete. Det fanns många olika team inblandade redan innan en lead ens nådde säljarna, så målet var att bygga en mer integrerad kundresa.

Tom Smedes, Acquisition Marketing Manager, Justyna Krakowiak, UX Designer & Growth Marketer, och Eszter Major, Ads Specialist, började med att ordna workshops om kundresan. Eftersom alla anställda arbetade på distans letade de efter ett verktyg som skulle göra det möjligt för dem att samarbeta och engagera sig i olika team utan att behöva befinna sig i samma rum.

Justyna förklarar bakgrunden: ”Vi skulle kunna hålla videomöten över Zoom, men då är det vanligtvis bara ett personer som pratar mest, och efter mötet är det osäkert om det finns någon konsensus. Vi visste att det inte skulle vara någon bra metod. Så vi letade efter ett verktyg där vi kunde samarbeta, rösta och låta människor komma tillbaka till arbetsytan i efterhand och få se vad som hände under workshopen i ett snyggt visuellt format.”

Justyna hade provat verktyg som Miro och Stormboard tidigare, men EVBox använde redan Lucidchart. För att hålla det enkelt och samla all dokumentation på ett och samma ställe bestämde sig teamet för att hålla sig inom Lucid Suite. De valde Lucidspark för sitt virtuella samarbete – och insåg snabbt att produkten passade dem perfekt.

Brainstorming och samarbete

När de hade utrustats med Lucidspark kände sig Justyna och Tom redo att ta sig an sina virtuella workshops. De höll flera fyra timmar långa workshops med 20–30 personer som arbetade med marknadsföring och försäljning. Justyna skapade en mall för att hjälpa till att strukturera mötena och hålla arbetsytan organiserad. Hon hade från början kartlagt användarresan i Lucidchart och slapp besväret med att återskapa arbetet genom att importera sitt Lucidchart-innehåll till den nya arbetsytan i Lucidspark.

Varje workshop inleddes med att Justyna presenterade en översikt över den persona som de fokuserade på just då. Sedan samarbetade gruppen i realtid på Lucidspark-arbetsytan för att steg för steg beskriva den aktuella personans kundresa. Med hjälp av teamsamarbete identifierade de kundens mål, kanaler, tankar och känslor i varje steg.

När grupperna arbetade med den här övningen i ett gemensamt utrymme kunde de identifiera möjligheter att bättre samordna sina marknadsföringsteam. Även om alla jobbade mot samma mål – att skapa leads – hade det uppstått silor eftersom respektive team arbetade mot målet på olika sätt. När alla bidrog till en delad visuell arbetsyta kunde de visualisera hur de arbetade och identifiera luckor för att bättre synkronisera sina gemensamma ansträngningar.

Justyna uppskattade hur enkelt det var för alla att ha tillgång till arbetsytan under hela mötet. ”Jag tror att den största fördelen är att alla har tillgång till sin egen arbetsyta, så att man inte behöver dela en skärm under en workshop. Alla kan zooma in och ut som de vill och som det passar den skärm som de har där hemma. Men de kunde också se var någonstans i arbetsytan jag jobbade. Om de hade tappat bort sig kunde de välja att följa mig på arbetsytan. Det var bra, eftersom alla arbetar i sin egen takt.”

Teamet uppskattade också möjligheten att få stunder med något som Justyna kallar ”enskilt samarbete”. Ibland var samarbetet livligt och dynamiskt, men teamet tog sig också tid att jobba med arbetsytan individuellt i lugn och ro. Justyna märkte att när människor gavs tid att tänka och bidra anonymt kom det insiktsfulla idéer från personer som normalt inte gärna tar ordet i ett möte med många deltagare.

Facilitera arbete i smågrupper

Efter att tillsammans ha arbetat fram en förståelse för den grundläggande kundresan delade Justyna upp teamet i olika breakout-rum med representanter från olika team grupperade tillsammans. Varje grupp arbetade i Lucidspark med att beskriva de steg och kontaktpunkter som ingår i kundresan och brainstorma möjligheter att optimera den.

EVBox-teamet upptäckte att de skapade bättre idéer när arbetet kunde utföras både synkront och asynkront. Justyna säger: ”Ibland, om vi hade jobbat länge och alla började bli trötta, så sa vi: ’Vet du vad – ta en paus, sov på saken och lägg sedan till det på arbetsytan lite senare.’ Tidigare när man ordnade en workshop måste allt ske under just den workshopen. Nu kan man dela upp det. Det är viktigt eftersom människors idéer dyker upp vid olika tidpunkter.”

Genom att genomföra breakout-sessioner kunde man hålla arbetsytan mer välorganiserad under hela arbetssessionen. Timern gjorde att alla höll samma tempo, vilket var särskilt viktigt när de hade så många steg att gå igenom och Justyna inte kunde facilitera varje enskild grupp.

Efter varje breakout presenterade respektive team sina idéer för resten av gruppen och gav samtidigt bakgrunden till sin tankeprocess. Under tiden samlades idéerna ihop på den huvudsakliga arbetsytan.

I framtiden kommer teamet att kunna använda Lucidsparks nyligen lanserade funktion för breakout-arbetsytor för att underlätta arbetet i smågrupper. Deltagarna kan välja vilken breakout-yta de vill delta i, och kommer då till en separat Lucidspark-arbetsyta där de kan jobba i en mindre grupp. Sedan kan alla enkelt navigera tillbaka till den huvudsakliga arbetsytan för att samla sina idéer.

Enligt Tom är den största fördelen med Lucidspark att produkten enkelt underlättar ett effektivt samarbete, oavsett omständigheterna. ”När man arbetar på distans blir det svårare att samarbeta. Lucidspark gjorde att vi alla kunde se samma arbetsyta och tillsammans forma kundresan. Det är något som är svårt att göra virtuellt utan ett verktyg som Lucidspark.”

Sammanställa och samordna

Efter att ha samlat in allas gemensamma idéer kunde teamet organisera och prioritera dem så att projektet fortsatte att röra sig framåt. Denna del av workshopen underlättades av en kombination av Lucidsparks traditionella omröstningsfunktion och användningen av emoji-reaktioner, vilket hjälpte till att belysa nästa steg. Justyna beskriver fördelen med att kombinera de två funktionerna.

”Jag tycker att funktionen för omröstningar är mycket viktig och det är bra att man kan få rapporter och rösta i flera omgångar. Men jag gillar också den enkla användningen av emoji-reaktioner eftersom man inte alltid vet exakt varför folk röstar som de gör. Då är emojis bra, eftersom de är kopplade till känslor. Det var en trevlig funktion som jag inte minns att jag har sett i något annat whiteboardverktyg som jag har testat.”

Efter att ha tagit fram de mest populära idéerna gick ett mindre team igenom och betygsatte idéerna utifrån popularitet och genomförbarhet. Deras uppdrag var att hitta de 30 bästa idéerna som sedan sammanställdes till en snygg kampanjöversikt i Lucidspark. En ny omröstning om denna översikt resulterade i konkreta punkter som teamet kunde börja agera på. Justyna planerar också att skapa en översikt över hela användarresan som kombinerar insikterna från dessa workshops.

Justyna beskriver fördelen med att använda Lucidspark för att skapa sammanställningen: ”Jämfört med vanliga workshops tror jag definitivt att Lucidspark sparar tid när det gäller att analysera vad som har hänt. Man slipper skriva rent foton av en massa klisterlappar när man försöker komma fram till vad som ska bli nästa steg.”

Tom håller med om att Lucidspark sparar tid och ökar effektiviteten. ”Genom att använda Lucidspark kan man skapa dokumentation som sedan kan användas under hela projektet. Man kan börja med de första skisserna och idéerna och därefter omvandla dem till så mycket mer. Det gör jobbet mer effektivt och minskar antalet uppföljningsmöten och mängden extra arbete.”

EVBox-teamet har nu en tydlig väg framåt när de vill optimera kundresan och nå nya användare. Och de känner sig trygga i att deras team kan samarbeta för att komma framåt och generera briljanta idéer – oavsett om de sitter tillsammans eller på olika ställen.