[Guide] Comment améliorer la collaboration en maîtrisant la coordination d’équipe

Vous pouvez multiplier les activités de team building, encourager une communication ouverte et suivre toutes les bonnes pratiques imaginables pour tenter d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe, mais vos efforts ne seront pas suffisants si vous ne maîtrisez pas d’abord un élément de base : la coordination.

C’est indéniable : une collaboration efficace au sein d’une équipe dépend de votre capacité à organiser ses membres et les tâches de la manière la plus efficace possible. 

Cet article explore cinq façons pratiques d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe grâce à l’art de la coordination. Ces stratégies concrètes aideront les managers à donner à leurs équipes les outils nécessaires pour obtenir des résultats.

Qu’est-ce que la collaboration en équipe et quel est le rôle de la coordination ?

Les équipes sont le cœur des organisations. Qu’il s’agisse d’équipes fonctionnelles (comme une équipe marketing) ou d’équipes plurifonctionnelles (comme les équipes tigres ou Scrum), elles doivent collaborer efficacement pour être innovantes, efficaces et impliquées.

La collaboration en équipe consiste à travailler ensemble, à partager des idées et à résoudre des problèmes pour parvenir à un résultat commun. La coordination quant à elle, consiste à organiser les personnes, le travail et les délais pour garantir le bon déroulement des projets. Il est facile de comprendre à quel point les équipes qui n’ont aucun moyen de coordonner le travail, de partager l’avancement des projets, d’accéder aux informations pertinentes sur les projets et de voir comment leur travail s’inscrit dans la globalité de l’organisation auront du mal à atteindre leurs objectifs de manière efficace.

Problèmes de coordination qui empêchent une collaboration efficace

La définition du terme « équipe » a changé ces dernières années. Aujourd'hui, les équipes sont plus dynamiques que jamais. Certaines peuvent travailler principalement à distance ou au bureau, mais la plupart relèvent d'une modalité hybride. 

Ces évolutions contribuent à la complexité de la coordination des équipes. Voici quelques-uns des défis auxquels les équipes modernes sont confrontées : 

• Établir une communication efficace : les équipes ont souvent du mal à communiquer et à s’aligner efficacement entre différents lieux et environnements de travail. Sans canaux de communication clairs, il est difficile de coordonner des objectifs communs.

• S’appuyer sur des méthodes de communication classiques et inefficaces : l’utilisation de méthodes de communication classiques comme les e-mails pour coordonner le travail peut entraîner des malentendus, générer des montagnes de texte et retarder les projets. 

• Comprendre les flux de travail et l’avancement : les équipes ont souvent du mal à comprendre les flux de travail et à trouver les documents clés. Dans une récente enquête de Lucid, un tiers des travailleurs ont déclaré rencontrer des difficultés pour trouver des informations pertinentes sur leurs projets. 

• Maîtriser les réunions hybrides : les réunions hybrides nécessitent à la fois une planification minutieuse avant la réunion et un suivi clair en aval. Sinon, un contexte ou des échéances importantes peuvent passer à travers les mailles du filet.

5 façons d’améliorer la coordination d’équipe dans les environnements de travail modernes

Coordonner les équipes signifie faciliter le succès de vos employés. Il s’agit d’éliminer les obstacles aux projets, les entraves méthodologiques et les problèmes de communication, tout en ajoutant de l’organisation, de la clarté et de la structure au travail.

La centralisation de vos efforts est le meilleur moyen d’atteindre cet objectif et de maîtriser la coordination de l’équipe. Nous vous proposons cinq stratégies concrètes pour vous aider à démarrer.

1. Bâtir une base solide

Avant de vous concentrer sur la collaboration d’équipe, vous devez établir une base solide. La création d’une base centrale est essentielle pour une coordination fluide. Il doit s'agir de votre source unique de vérité pour la collaboration, la communication et le partage d’informations.

Lors de votre quête de la plateforme idéale pour le nouveau QG de votre équipe, assurez-vous de rechercher les caractéristiques suivantes :

1. Facile d’accès : veillez à ce que chacun puisse accéder aux informations importantes de n’importe où et à tout moment. L’utilisation d’une plateforme basée sur le cloud permet de s’assurer que tout le monde reste informé, où qu’il se trouve. 

2. Visuelle : oubliez les documents textuels compliqués. Essayez plutôt les plateformes de collaboration visuelle pour faciliter la compréhension d’informations complexes. Les supports visuels permettent de communiquer clairement des idées et d’accélérer la prise de décision.

3. Conviviale : votre base doit être facile à utiliser par tous, experts en technologies ou non. Recherchez des plateformes dotées d’interfaces simples et de fonctionnalités puissantes. 

4. Interactive : maintenez l’implication de l’équipe grâce à des fonctionnalités interactives telles que la collaboration en temps réel et le retour d’information instantané. La possibilité de commenter, d’étiqueter et de réagir directement dans le pôle d’équipe rend la communication plus fluide et le travail d’équipe plus efficace.

5. Intégrée : économisez du temps et des efforts en choisissant une plateforme qui fonctionne parfaitement avec vos outils existants. L’intégration avec les logiciels de gestion de projet et les outils de communication garantit un flux de travail homogène.

Conseil : offrez à votre équipe un guichet unique grâce aux pôles d’équipe de Lucid. Cette fonctionnalité vous permet de centraliser vos documents clés, vos flux de travail et vos projets.  

2. Documenter un énoncé de mission, des objectifs et des ressources partagés 

La mise en place d’un objectif commun est la pierre angulaire d’une coordination d’équipe efficace. De nos jours, les projets et tâches évoluent sans cesse, et il est donc important de donner aux équipes un repère qui les ramène à la mission à accomplir. 

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, commencez par rédiger un énoncé de mission qui reflète les valeurs et les objectifs généraux de votre équipe. À partir de là, vous pouvez commencer à définir vos objectifs partagés. Ceux-ci peuvent être liés aux OKR de l’entreprise ou être plus spécifiques à votre équipe. Par exemple, l’un de vos objectifs pourrait être d’augmenter le pipeline des ventes. 

L’énoncé de mission définit l’orientation de l’équipe, tandis que vos objectifs constituent une roadmap pour la réussite.

Ensuite, documentez et centralisez la façon dont votre équipe atteindra ces objectifs. Ces informations peuvent inclure un plan de projet pour comprendre les délais, un diagramme de flux de travail pour comprendre les transferts de responsabilités et un organigramme pour comprendre les rôles et les responsabilités. 

Conseil : documentez les objectifs de votre équipe dans un espace partagé au sein de votre pôle d’équipe pour garder ces informations importantes visibles et éviter qu'elles ne tombent dans l'oubli. Essayez les espaces d’équipe dans Lucid pour inscrire votre mission d’équipe et d’autres informations fréquemment citées dans un document partagé unique. Les collaborateurs peuvent ajouter des commentaires, partager des idées et animer des réunions directement depuis votre espace d’équipe afin de centraliser les communications pertinentes. 

 

3. Définir des lignes directrices et des canaux de communication clairs pour l’équipe

Toutes les équipes ont besoin d’une communication claire pour pouvoir collaborer efficacement. Déterminer comment vous allez tenir tout le monde au courant est donc un élément essentiel de la coordination d’une équipe. 

Pour une meilleure collaboration, envisagez le chat, l’e-mail, les réunions, la collaboration visuelle et d’autres plateformes de communication comme autant de moyens de garantir la clarté et de partager le contexte essentiel au sein de votre équipe. En fonction du projet et de la dynamique de l’équipe, la communication pourra être fréquente ou minimale. La question clé à se poser est la suivante : « Les membres de l’équipe concernés disposent-ils des informations nécessaires lorsqu’ils en ont besoin ? »

Trouver la réponse à cette question vous aidera à définir vos canaux de communication et à renforcer vos capacités de coordination.

Dans le même ordre d’idées, il est important d’établir des lignes directrices claires avec votre équipe en matière de communication et de collaboration, afin que tout le monde sache quels canaux utiliser et à quel moment. 

Voici quelques exemples de ce que pourraient être ces lignes directrices ou ces protocoles : 

• Format des réunions : à quelle fréquence organiserez-vous des réunions et quel en sera le format ? Toutes vos réunions se dérouleront-elles en personne ? Seront-elles virtuelles ? Un mélange des deux ? Quel est l’objectif de chaque réunion ? Et quel type de communication serait préférable dans un format asynchrone ? Répondez clairement à ces questions et restez cohérent lorsqu’il s’agit d’organiser ces rencontres afin que les membres de l’équipe aient toujours un point de contact. 

• Rôles et responsabilités : comment définissez-vous les rôles et les responsabilités au sein de votre équipe fonctionnelle ? Qu’en est-il des équipes plurifonctionnelles ? Montrez-vous le plus clair possible et veillez à ce que ces rôles et responsabilités soient documentés dans la base commune de votre équipe.

• Actualité des projets : comment les membres de l’équipe doivent-ils présenter les informations relatives au projet ? Quelles parties prenantes doivent-ils tenir au courant ? Comment pouvez-vous améliorer la visibilité de la charge de travail au sein de votre équipe ? La transparence sur l’état d’avancement du projet contribue également à établir la confiance entre les collaborateurs et la direction.

• Résolution des conflits : les conflits sont inévitables. Quel est le protocole à suivre pour tirer parti de ces expériences ? En créant un protocole de résolution des conflits partagé avec votre équipe, vous obtiendrez l’adhésion de tous, et l’équipe saura alors que l’objectif est de créer un espace sûr pour toutes les opinions.

L’élaboration de lignes directrices claires sur la manière dont votre équipe gérera ces scénarios garantit le bon déroulement du travail de coordination. 

4. Favoriser les liens et instaurer la confiance

L’établissement de liens solides et la promotion de la confiance au sein d’une équipe sont les fondements de la collaboration et de la productivité. Sans cette base, il est pratiquement impossible de coordonner le travail. Si votre équipe ne vous fait pas confiance pour l’aider à réussir, ses membres ne seront ni satisfaits de leur sort ni performants. 

Ne sous-estimez donc pas l’importance d’établir des relations solides avec vos collaborateurs et de les encourager à faire de même entre eux. Voici des mesures concrètes pour renforcer les liens et cultiver un environnement d’équipe favorable :

• Planifier des échanges réguliers : réservez du temps pour les réunions d’équipe, qu’il s’agisse de discussions virtuelles autour d’un café ou de brèves réunions stand-up. Ces rencontres informelles permettent aux membres de l’équipe de nouer des liens personnels, de partager des informations et de se rapprocher.

• Partager des actualités personnelles : consacrez une partie des réunions ou des discussions d’équipe à l’échange d’informations ou d’anecdotes personnelles. Cela permet aux collaborateurs d’apprendre à se connaître au-delà de leur rôle professionnel et de renforcer les liens interpersonnels.

• Célébrer les réussites : reconnaissez et célébrez régulièrement les réalisations individuelles et collectives, qu’il s’agisse d’une étape importante d’un projet ou d’une victoire personnelle. La reconnaissance des réalisations stimule le moral et renforce le sentiment d’unité.

Conseil : créez une section dans votre espace d’équipe Lucid où les membres peuvent partager des actualités, des anecdotes et des photos. De cette façon, les équipes génèrent un sentiment de communauté et de camaraderie.

En donnant la priorité aux liens et à la confiance dans vos efforts de coordination, vous cultiverez un environnement où les employés se sentent valorisés, respectés et en mesure de collaborer efficacement.

5. Créer des opportunités pour développer les compétences de collaboration

Une fois que vous avez mis en place les bonnes plateformes et les bons canaux pour la coordination d’équipe, vous devez aider les collaborateurs à les utiliser efficacement pour travailler ensemble. La collaboration au sein d’une équipe est une compétence qui peut (et doit) être améliorée ! 

La création de ces opportunités d’apprentissage est la clé d’une coordination d’équipe efficace, en particulier dans les environnements hybrides. Les collaborateurs ont besoin de conseils pour animer des réunions, partager des informations sur les projets de manière asynchrone, tenir à jour la documentation, et bien plus encore. 

Besoin d’inspiration ? Voici quelques idées pour commencer à coordonner ces opportunités d’apprentissage pour votre équipe :

• Proposez des sessions de formation ou des ateliers axés sur les techniques de collaboration et les bonnes pratiques.

• Fournissez un accès à des cours ou à des ressources en ligne couvrant divers aspects de la collaboration, tels que la résolution des conflits, la prise de décisions en groupe ou encore l’utilisation d’outils de collaboration numériques.

• Encouragez les employés à participer à des projets de collaboration ou à travailler au sein d’équipes plurifonctionnelles afin qu’ils acquièrent de l’expérience pratique.

• Instaurez une culture du retour d’information et de la réflexion, dans laquelle les membres de l’équipe discutent régulièrement de leurs expériences de collaboration et partagent leurs idées d’amélioration.

Conseil : en conservant une sélection de ces ressources dans votre espace d’équipe, vous permettrez à vos collaborateurs d’y accéder quand ils le souhaitent. De plus, un référentiel de ressources facilite l’onboarding des nouveaux membres et leur permet de se mettre à niveau plus rapidement.

Coordonnez le travail de toutes les équipes avec Lucid

En tant que manager, vous voulez aider votre équipe à réussir. Après tout, c’est elle qui fait tourner le moteur de l’organisation. Les employés se sentent plus forts et plus épanouis lorsque les équipes collaborent et travaillent à la réalisation d’un objectif partagé.

Vous avez besoin d’un allié pour vous aider à coordonner efficacement le travail de votre équipe. C’est là que Lucid entre en jeu. Notre puissante plateforme de collaboration visuelle combine un tableau blanc virtuel et la création de diagrammes intelligents afin que vous puissiez facilement tirer parti de toute la puissance de Lucid Suite. 

Pour améliorer encore votre coordination, essayez la nouvelle expérience d’équipe de Lucid, qui propose de nombreuses options pour réunir les collaborateurs.